Accompagner la montée en compétences de ses collaborateurs tout en restant efficace dans son travail

Accompagner la montée en compétences de ses collaborateurs, c’est leur permettre d’aller au-delà de leur zone de confort pour performer davantage et progresser au sein de l’entreprise.
Pour être utile à son équipe, le manager doit donc bien connaître chacun de ses membres et s’adapter à leurs besoins.

La clé du succès : la posture du manager Coach

Comme vous le savez, il existe trois postures de manager :

• celle du Boss, qui organise le travail, et pilote la performance de l’activité
• celle du Leader, qui fixe le cap et anime le collectif pour impulser une dynamique collective. Il donne envie à chacun de se surpasser
• celle du Coach, que nous allons détailler ci-après, qui accompagne chaque collaborateur pour le faire grandir en tenant compte de ses spécificités.

Le manager Coach.
Il ne se contente pas de transmettre ses connaissances techniques. Il travaille également sur les comportements de ses collaborateurs pour les aider à progresser et donc sur leur savoir-être.

Or, faute de temps pour accompagner la montée en compétences de leurs collaborateurs, certains managers se dédouanent du sujet en envoyant par exemple en formation ou en proposant un coaching.
Pourtant, en matière de savoir-être, la formation est insuffisante. Il faut absolument pratiquer et être accompagné. Et c’est là que le manager Coach entre en jeu.

En effet, pour permettre la montée en compétences de son équipe, il cherche à responsabiliser. Il trouve de la satisfaction à mesurer les progrès, à voir ses collaborateurs s’émanciper, prendre de nouvelles responsabilités, voire prendre sa place car il prépare la relève.

En revanche, on ne s’invente pas manager Coach. Plus que de compétences particulières, accompagner, c’est d’abord d’un état d’esprit.
Coacher suppose d’accepter de ne pas savoir exactement en tous cas pas aussi bien que la personne que l’on accompagne. C’est une invitation au lâcher prise.

Observation et Questionnement
Les deux principaux comportements pour un accompagnement idéal

Accompagner la montée en compétences de ses collaborateurs peut prendre différentes formes, allant d’un style très responsabilisant à un style plus soutenant et présent. Chaque collaborateur ne nécessite pas le même niveau d’investissement de la part du manager pour être accompagné efficacement.

Observer : Savoir où poser son regard pour être un manager performant

Voici quelques exemples de terrains d’observation qui vous permettront de développer votre capacité à savoir où poser votre regard pour accompagner vos collaborateurs dans leur montée en compétence :

• Leurs motivations
  Est-ce qu’il/elle aime les challenges et les défis ou plutôt être dans une certaine routine ? Quels sont les sujets qu’il/elle adore ?

• Leur besoin d’apprendre
  Est-ce qu’il/elle a besoin d’apprendre et avoir, sans cesse, des nouveautés pour ne pas s’ennuyer ou plutôt dans le côté rassurant de ce qu’il/elle fait déjà bien voire très bien ?

• La proactivité et le niveau d’autonomie
  Est-ce quelqu’un de très volontaire, toujours prêt à contribuer aux objectifs du service et à aider les autres ? Ou est-ce plutôt une personne sur la réserve et en retrait qui a besoin qu’on lui dise en détails ce qu’il faut faire ? A-t-il/elle besoin de marges de manœuvre ou bien d’être fortement guidé ?

Questionner pour comprendre le fonctionnement de chacun et faire évoluer les comportements

Après avoir observé et fait des hypothèses, vient le moment de questionner pour en savoir plus sur le mode de fonctionnement de chaque collaborateur.
Reprenez les thèmes ci-dessus et posez-lui des questions précises sur ce qu’il a aimé / appris ? Sur la façon dont il aime collaborer avec les autres ? Sur le niveau d’autonomie qui lui convient…

Le questionnement
Un outil pour la montée en compétence de votre collaborateur

Si vous souhaitez développer la responsabilisation et la pro-activité, vous pouvez également utiliser le questionnement pour mettre en réflexion. Cela aide à cranter les progrès dès qu’ils apparaissent.

Trop souvent le manager pense qu’il doit passer son temps à trouver des solutions aux problèmes. Pourtant sa valeur ajoutée est plutôt de permettre à ses collaborateurs de devenir plus proactifs. Ainsi, progressivement ils gagnent en autonomie face aux difficultés qu’ils rencontrent. 

Par exemple, si on vous remonte un problème, commencez par bien le comprendre en posant des questions. Ensuite, faites réfléchir aux solutions possibles pour aider à prendre la meilleure des décisions au regard des impacts.

Le questionnement : un outil pour aider à prioriser et à accueillir les émotions de votre collaborateur

Si certains de vos collaborateurs ont du mal à prioriser ou à gérer leurs émotions, vous pouvez leur apporter énormément de valeur en les accompagnant sur ce sujet. En effet, dès que vous aidez un collaborateur à y voir plus clair, voire à trouver lui-même les solutions à ses difficultés, vous le rendez plus autonome.

Ne sous-estimez pas votre valeur ajoutée à faire accoucher, à libérer les émotions, à dépasser les freins et les contradictions.

Vous aidez à faire du tri dans une tête remplie de pensées d’un collaborateur qui sature.
En lui apportant ce type de soutien et donc en lui posant quelques questions, vous l’aidez à réguler sa pression interne, à relativiser les difficultés et donc à gérer son stress. Parfois, d’autres types de soutien sont attendus comme le soutien évaluatif chaque fois que le collaborateur a besoin d’être rassuré sur sa capacité à faire.

Le feedback en trois étapes – un incontournable pour réussir l’accompagnement pour la montée en compétences de vos collaborateurs

Etape 1 – la prise de conscience grâce à un constat partagé

Faites une demande de progrès précise sur un comportement (ex : aller à l’essentiel dans ses communications, gérer ses émotions, partager ses idées, innover…) avec quelques illustrations de manières de faire qui peuvent être améliorées.

Etape 2 – la réflexion sur les bénéfices de l’évolution de vos collaborateurs

Il est important de prendre le temps de réfléchir aux conséquences négatives de continuer comme aujourd’hui, ainsi qu’aux bénéfices positifs que vos collaborateurs pourraient obtenir en faisant les choses différemment.

Attention, la façon de faire actuelle répond à une logique qui a probablement ses limites mais tout part de là !

Rester dans ses habitudes est rassurant tandis que sortir de sa zone de confort peut sembler difficile sans bénéfices concrets à faire autrement (pour soi, pour l’entreprise, pour l’équipe). Souvent ces bénéfices visent le moyen/long terme car à court terme cela coûte de s’adapter.

Etape 3 – Le plan d’action pour la montée en compétences de vos collaborateurs

Travailler un comportement suppose de s’entraîner dans un environnement favorable, sans trop d’enjeux.

Aidez vos collaborateurs à identifier les situations pour lesquelles il sera facile pour lui d’évoluer.
Ensuite, accompagnez-les dans la durée en échangeant sur les succès et les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du plan d’actions.
Si la situation stagne, la motivation à changer de vos collaborateurs n’est peut-être pas suffisante ou alors ce qu’il faut faire n’est pas assez clair pour eux, ou bien le niveau de difficulté a été sous-estimé. C’est alors à vous d’adapter le plan d’actions.

L’accompagnement en 4 étapes pour optimiser votre temps et permettre à vos collaborateurs de progresser

La principale crainte du manager fraîchement nommé est que l’accompagnement de ses collaborateurs lui prenne trop de temps.
Pour optimiser il est indispensable de fixer des moments précis avec chacun plutôt que laisser la porte ouverte en cas de besoin.
A noter que pour faire évoluer les comportements, il vaut mieux privilégier des entretiens courts de 15 à 20 mn afin d’avancer étape par étape en laissant du temps de réflexion, d’observation, d’expérimentation.
Oubliez l’entretien de 2H qui permettrait de résoudre un problème qui dure depuis plusieurs mois.

Etape 1 – la formulation de la demande

Cela consiste à formuler une demande précise sur une tâche à réaliser dans un délai donné (en laissant plus ou moins d’espace sur la façon de faire en fonction du niveau d’autonomie).

Etape 2 – la compréhension de la demande

A ce moment-là, vous vous assurez que la demande est bien comprise et si besoin pour se rassurer vous posez quelques questions pour savoir comment le collaborateur envisage de s’y prendre telles que « Comment comptes-tu faire ? Quelle sera ta première étape ? » ou encore « Quelles difficultés imagines-tu à ce stade et comment penses-tu les dépasser ? ».

Etape 3 – le soutien

Après avoir écouté la personne et validé sa situation, vous proposez votre aide en posant des questions telles que : ‘Attends-tu quelque chose de moi ? Comment je peux t’aider ?’. De cette façon, vous montrez que vous êtes disposé à aider et que vous êtes prêt à travailler ensemble pour trouver une solution.

Etape 4 – le suivi

Cela consiste à suivre et à encourager dans les succès comme dans les difficultés sachant que le résultat est important mais également la manière de s’y prendre pour y parvenir.

Le manager Coach – la posture qui vous permettra de faire grandir vos collaborateurs et vous-même

Accompagner un de ses collaborateurs passe par comprendre en détails comment il s’y est pris pour réaliser la tâche que vous lui aviez proposé.

Qu’est-ce qui a été facile pour lui ? Qu’est-ce qui a été difficile ? Comment a-t-il fait pour dépasser la difficulté ?

En posant ces trois questions vous serez un manager qui :

• Valorise les succès en aidant à passer de la compétence inconsciente à la compétence consciente ;
• Propose des manières de faire pour gagner du temps ou en efficacité ;
• Sait comment ajuster les objectifs / missions du collaborateur car il le connaît bien

Enfin, votre accompagnement peut s’ajuster à chacun si vous êtes toujours en phase avec vos collaborateurs. Pour savoir si votre accompagnement est approprié, demandez régulièrement à chaque collaborateur :

• Qu’est-ce que tu attends de moi et comment je peux t’aider encore mieux ?
• Qu’est-ce que je dois faire, que je ne fais pas aujourd’hui ?
• Qu’est-ce que je ne dois plus faire ?

Manager c’est nécessairement ne plus faire pour faire-faire et cela suppose d’accompagner. Or, tout le monde n’a pas le même besoin d’accompagnement. Il faudra donc s’adapter à chacun. Des collaborateurs bien accompagnés sont des collaborateurs épanouis et plus sereins dans leur travail. Plus que jamais dans ces périodes troublées et complexes, le manager qui sait accompagner ses collaborateurs les retient et les garde motivés pour relever des défis toujours plus ambitieux. Si vous rêvez qu’on dise de vous « je suis resté dans ce job pour mon manager », travaillez votre accompagnement et si vous êtes perdu, contactez Human Transfo